நாட்டில் உள்ள சில பதிவாளர்கள் பிறப்பு, திருமணங்கள் மற்றும் இறப்பு சான்றிதழ்களை பதிவு செய்த பின்னர் சம்பந்தப்பட்ட பிரதிகளை அந்தந்த பிரதேச செயலகங்களுக்கு அனுப்புவதில்லை என சுட்டிக்காட்டப்பட்டுள்ளது.
பெற்றோர், திருமணமான தம்பதிகள் மற்றும் பாதுகாவலர்களுக்கு ஒரு நகலை வழங்கினாலும் ஏனைய பிரதிகள் பிரதேச செயலகங்களுக்கு அனுப்பப்படுவதில்லை என கூறப்படுகின்றது.
இதனால் பிறப்பு, திருமணம், இறப்பு நகல்களை பெற்றுக்கொள்வதற்காக ஆவண காப்பகத்திற்கோ அல்லது சம்பந்தப்பட்ட பிரதேச செயலக அலுவலகங்களுக்கோ சென்றாலும் பிரதிகள் இல்லாமையினால் சிக்கல் நிலை ஏற்பட்டுள்ளதாக தெரிவிக்கப்படுகின்றது.